ראשית ציינו לעצמכם על מה בשום פנים ואופן אתם לא מוכנים לוותר. בין אם מדובר במשימות בעבודה שאתם יודעים שרק אתם יכולים או מאוד רוצים לבצע, ובין אם זה מתייחס לעבודה מהבית, שעות יציאה הביתה, או מספר שעות שינה בלילה. ברגע שאנחנו יוצרים לעצמנו בהירות על מה הכי משמעותי עבורנו, עבור מה אנחנו מוכנים להשקיע זמן ומאמץ זה כבר אומר שכל השאר חשוב, אבל פחות.

אחרי שוידאנו מה חשוב לנו – כדי שנעמוד במה שהחלטנו, כדאי ישר למקם את הדברים ביומן או ב- calender , או בשניהם 😊. לדוגמה: אם החלטתי שאני יוצאת הבייתה פעמיים בשבוע בשעה ארבע: קודם כל – לסמן את הימים הללו ביומן כדי שלא יקבעו לי פגישות. כדי שאייצר לעצמי מחויבות. כדי שזה יקרה. חשוב בשלב הזה לא לעבור מאפס קמ"ש למאה שמונים… אם רחל עבדה עד עכשיו כ-3-4 פעמים בשבוע מהבית לאחר שעות העבודה, לא הגיוני שתגדיר לעצמה 0 שעות עבודה. נתחיל בלהגדיר צמצום הדרגתי.

השאלה הבאה היא מה מפריע לנו בדרך למה שהגדרנו לעצמנו כקריטי עבורנו. לדוגמה: עבור רחל העבודה מהבית הייתה הכרח מאחר וזו הייתה הדרך היחידה שמצאה לייצר לעצמה את השקט הנדרש כדי לכתוב קוד. השאלה הנשאלת היא, מה צריך כדי שמרחב העבודה יאפשר זאת. איך כן? במקרה שלה הגדרנו לדוגמה שהיא סוגרת יום ביומן וחדר ישיבות. במהלך היום הזה היא לא יושבת במקומה הרגיל, חשופה לשאלות והפרעות, אלא רק בחדר הישיבות, בשקט, כותבת קוד. שוב, חשוב לא להתעלם מהבעיתיות – אלא לנהל אותה. במקרה הזה, מאחר ורחל לא תהיה זמינה משך היום למתן מענה לשאלות – הגדרנו שעה בסוף יום העבודה בו היא תענה על מיילים דחופים. כמו כן הגדרנו איש קשר, שבמידה שתהיה תקלה הפוגעת בלקוחות בזמן אמת – יפנה אליה את הבעיה. בינתיים, כבר חלפו חודשיים וזה עוד לא קרה…

בהמשך לשאלה של מה מפריע לנו, פעמים רבות המעבר בין משימות מפריע לסיום משימה. מיילים שקופצים, טלפונים, ווטאסאפים, שקשורים לעבודה או שלא. אין סוף הסחות דעת אשר מקשות על הריכוז. גם כאן לא הגיוני לומר "אל תעני לטלפונים/ מיילים/ ווטסאפים / אנשים באמצע משימה". זה לא ממש ישים. מה שכן ישים הוא להגדיר משבצות זמן שבהן אני מרוכזת במשימה מסוימת, ומתי אני מפסיקה ובודקת את כל השאר. נניח להתחיל את הבוקר עם סריקת מיילים מאתמול ולשוב למיילים רק כעבור 3 שעות. להשקיט את הטלפון לפרקי זמן מסוימים, לומר לאנשים שפונים בשאלה :"צר לי, רק עוד שעתיים אוכל לחזור אליך". או " שלחי לי במייל בבקשה ואתייחס".

חשוב להיות מאוד כנים עם עצמנו. זה שנאמר לעצמנו: זהו! היום אני אצא בזמן! לא יגרום לנו לצאת בזמן, אם זה לא עבד בחודשים שעברו… כדאי לשאול את עצמנו – מה צריך לשנות כדי שזה יקרה? נניח – לשים תזכורת חצי שעה לפני זמן. לבחור את אופי הפעילות בשעות האלה שלא יגרור אותנו. לחבור למישהו שידרבן אותנו, או כל רעיון אחר שטרם ניסינו.

בתוך מסגרת העבודה, חשוב לשים לב מה אנחנו לוקחים על עצמנו, שלא רק שלא מקדם אותנו אלא גם מונע קידום אחרים. אם יש עובד חדש בצוות (בין אם הוא כפוף אלי או עמית), על אף שסביר להניח שבשלב זה, אני אעשה את העבודה שלו טוב ממנו, אין טעם שאקח ממנו מטלות משום שזה לא משרת אף אחד מהצדדים לאורך זמן. גם אם משהו בעבודה יעשה פחות טוב כרגע, זה יוריד מהעומס בטווח הארוך ויקדם עובד נוסף שיכול לבצע את אותן המטלות היטב.

שאלה נוספת שאני מציעה לאנשי לשאול את עצמם הוא "מה יכול להיעשות על ידי מישהו אחר?", "האם הכרחי שזה יהיה אני?" לעיתים מי שלצידנו פחות עמוס, או שיש לנו אמצעים  להוציא פעילויות למקור חוץ,  ואנו לא עושים זאת. לפני שמסתערים – לבחון על מה, והאם זה נכון. כשאנחנו עושים את כל השינוי הזה, חשוב, אולי אף הכרחי לתת לעצמנו מרחב טעות. לא הכול יצליח לנו ישר. לפעמים נגלוש להתנהלות הקודמת, לפעמים נאכזב אנשים שהתרגלו מאיתנו למענה מייד. זה בסד, זו חלק מהדרך. חבל לבזבז את הזמן בהלקאה עצמית, עדיף להתרכז באיך לתקן.