אחרי סבב ראיונות מתיש במיוחד, קצת דיונים על השכר ועוד קצת התלבטויות,
רות הגיעה בדיוק למקום אליו שאפה.

מנהלת קבוצת פיתוח, אחראית על שלושה צוותים, 12 אנשים, בחברה גדולה, שכר מעולה, אתגר מקצועי שמעניין אותה, בקיצור שמחה גדולה.

דקה אחרי השמחה הגדולה הגיע הפחד. מאיפה מתחילים?

היא נכנסת לתפקיד שהקודם בו עזב ברוח לא טובה במיוחד. שלושה ראשי צוותים שאומנם לא רצו את התפקיד אך הם סופר מקצועיים ונמצאים בחברה כבר די הרבה זמן. חפיפה מסודרת מקודמה לא תהיה והיא מתחילה בשבוע הבא…

אז מה עושים? איך ניגשים בכלל לכניסה לתפקיד ניהולי,
ואיך עושים זאת באופן מסודר?

את כל מה שצריך להתמודד איתו בעת כניסה לתפקיד, ניתן לחלק לשלושה רכיבים מרכזיים:

• אנשים

• משימות

• והגדרת החזון האישי שלך.

באנשים נעסוק בפוסט של היום. בפוסטים הבאים נעסוק במשימות ובחזון.

למה להתחיל מהאנשים?

כי אין שום סיכוי לעמוד במשימות אם האנשים לא לצידך. מה שלא תמיד נכון כשאתה לא מנהל.
כאיש צוות, יש את ראש הצוות שיגדיר משימות, יש יעדים ברורים וככל שתגיע אליהם מהר יותר – כך ייטב.
כמנהל הדברים שונים.

מומלץ וכדאי להתחיל ממיפוי סביבתי בטרם אנחנו מגדירים מה ואיך אנחנו רוצים שהדברים יתנהלו. אנו נכנסים למקום קיים, הרגלים קיימים, וגם אם רוצים לשנות, כדי ששינוי יצליח הוא צריך להיעשות מתוך הבנה, כבוד לקיים, הכרה בדעות שונות ובעיקר בהדרגתיות.

האנשים שלי – בין אם מדובר במנהלי הצוותים או באנשי הצוות, האנשים שאתך הם הכוח המרכזי שיש לך.

זה אומר שהמשימה הראשונה שתעשה יהיה לקבוע פגישה אישית , עם מנהלי הצוותים ולאחריה עם אנשי הצוות. (אינך חייב לפגוש את כולם בשבוע הראשון, אך כן מומלץ לשריין זמן מראש, כדי שידעו שיש פגישה כזו).
המטרה בפגישה אישית עם ראשי הצוותים היא הכרות הדדית, גם ברמה האישית וגם המקצועית. כדאי בשיחה כזו לשמוע מה המיקוד המקצועי שלהם ברבעון הקרוב, מה המשימות, כמו גם מה השאיפות, מה הם הממשקים איתם הם עובדים, איך הם מעריכים את אנשי הצוות שלהם, מה הציפיות שלהם ממך, ממה הם יותר מרוצים בארגון וממה פחות.

בפגישה כזו כדאי לרשום את מה שנאמר, ולהדגיש כבר בתחילתה שבאת ללמוד, ואף לתאם מראש אופן עבודה רצוי.(פגישה אישית שבועית, פגישת מחלקה או צוות פעם בשבועיים או חודש, באיזה פגישות תרצה להיות נוכח, על אילו מיילים מכותב ). עדיף להציג כל דבר כשאלה ולתת מקום לדעה ששונה משלך, לפחות בנקודת ההתחלה.

פגשת את כל ראשי הצוותים?

זה הזמן לכנס פגישת הכרות עם כל האנשים בקבוצה, גם אם את חלקם טרם פגשת אישית.
לדאוג לכיבוד, לומר שלאט לאט תגיע לכולם ושיהיה בהצלחה. להם ולך…

פגישה כזאת אפשר גם לבצע ממש בהתחלה, ביום יומיים הראשונים לאחר הכניסה לתפקיד. לעשות סבב הכרות קצר, לחייך ולהביט בעיניים של כל אחד, ולנצל את האירוע גם על מנת להגדיר בגדול את האג'נדה הניהולית שלך. לדוגמא ניתן לומר שחשוב לך לשמוע מאנשים מה עובד להם טוב יותר או פחות, ושיבואו ערוכים לפגישה. או להדגיש שאתה מנהל שחשוב לו להיות מעורב מקצועית, לכן ייתכן ותהיה מעורב בפגישות שכביכול אינך נדרש בהן, וכד'…

מי מצדדי? מי המנהלים המקבילים אליי?

כדאי להיפגש עם כל אחד ואחד מהם אישית. לשמוע מהם מה הצרכים שלהם מהקבוצה שלך, היכן הממשקים, בקשות ספציפיות, דגשים מקצועיים ותיאום ציפיות קצר לעבודה בהמשך. לדוגמא – האם כל בקשה או שאלה למי שמתחתיהם צריכה להיות מנותבת דרכם? האם הם רוצים להיות מכותבים על כל המיילים? נוכחים בכל פגישה? כדאי להבין על אילו תחומים הם אחראים ואיך מתבצעת החלוקה מתחתיהם – או במילים אחרות את מי כדאי לשאול מה באיזה נושא….

מי מעלי? לא רק מי הבוס הישיר אלא להבין את מבנה החברה.

מי נמצא מעליי בהיררכיה, מי דעתו נחשבת. מי בסופו של יום קובע מה כן או לא ייכנס לגרסה, יאשר לוחות זמנים, גיוס אנשים , הקצאת משאבים. זה מסוג הדברים שלא יוצג תמיד במבנה חברה, אבל אם תבקש מראש הצוות מתחתיך לעבור איתך על מבנה החברה ותשאל שאלות כמו: מה הפורמט בישיבות אישור גרסה? מי קובע מה נכנס ומה לא? עם מי כדאי לי להיפגש ראשון? כנראה תגלה את המידע שאתה צריך.

מי יכול להיות מכוחותי?

קצת בדומה למי מעלי אבל לא רק מעלי. אחרי שהבנתי מי האנשים שסביבי, כדאי לנסות להבין מי יכול להיות מאנשי המפתח שיכולים לסייע לי בהעברת מסרים. מי יכול לשמש לי לתמיכה טכנית, ממי ללמוד ועם מי להתייעץ.

הרבה אנשים חדשים, הרבה מידע , כדי להפיק את המירב אנחנו מציעים לך:

• לכתוב – זה גם משדר רצינות בזמן פגישה וגם מאפשר לחזור ולקרוא…

• רק לספוג. זהו זמן למידה; גם אם משהו נראה לך עובד בצורה עקומה מאוד, קח רגע אוויר. לא להגיב ישר… לא לעקם פרצוף. ייתכן וישנם שינויים שתרצה לערוך, יש זמן, זו רק ההתחלה…

בפוסט הבא: איך להשתלט על מסת המשימות…