התקבלת לתפקיד ניהולי. כראש צוות , מנהל קבוצה או מחלקה.
כך או כך האתגרים בכניסה לתפקיד הם רבים. להתקבל לתפקיד זה לפעמים החלק הקל…

בפוסט הקודם בנושא הגדרנו שלושה תהליכים מרכזיים שיש לשים עליהם דגש:
האנשים, המשימות והבניית החזון האישי.
התייחסנו לנושא האנשים – הכרת הכפיפים, העמיתים והשחקנים המרכזיים, ברמה האישית וברמת תיאום ציפיות מקצועי.

בשלב השני נתמקד בניהול משימות

יש כמה שאלות שאם נצליח לתת עליהן מענה, תעזורנה לנו להתמודד עם מה שנראה כמבוך אינסופי ובלתי נגמר.

השאלה הראשונה להבנת המשימות היא מהם תחומי האחריות?

בתוך כל תחום אחריות: יש למפות גרסאות קרובות או יעדים קרובים ורחוקים. מי מוביל כל נושא? מה הממשקים החיצוניים? ומה המשימות הספציפיות תחת כל נושא.

בתוך המשימות: כדאי להבדיל בין משימות שאתה צריך לבצע לבין כאלה שאתה צריך לוודא שמתבצעות.
מומלץ להיעזר בכלי עזר חיצוני לניהול המשימות, אפשר להתחיל מאקסל ויש מגוון רחב של כלים אפשריים שעדיף להתאים לפי אופי המשימה.

עכשיו יש בידיך רשימה ענקית של משימות לפני שמתחילים לרוץ עליהן חייבים לתעדף.
האוטומט אומר – מה שיש לו יעד קרוב יותר יקרה ראשון.
נכון, לא תמיד…

תיעדוף משימות

זו הסיבה שקודם כול הכרנו את האנשים. בין אם הבוס שלך הוא המנכ"ל או מי מתחתיו, הדבר הראשון לעשות הוא ליישר קו ולהגדיר תיעדוף בהסכמה. רשימת האחריות והמשימות משקפת את הבנתך את הדברים ואת הבנתם של אנשים אחרים. זה לא בהכרח אומר שכך הדבר.
לפעמים כדאי לוודא עם יותר מאדם אחד- נניח עם מנהל המוצר והמנכ"ל, או עם הממונה הישיר והמנכ"ל. יכול לחסוך הרבה עוגמת נפש.

כדי להקל בריבוי משימות ונושאים התחל מתיעדוף שלושת הנושאים בעדיפות הגבוהה ביותר.
תגיע להסכמה על לוחות הזמנים לגביהם, ורק אחר כך תמשיך לרוץ על שאר המשימות.

בכל מקרה כדאי ליישר קו עם מי משעליך ולסכם את ההסכמות במייל ולו רק כדי ששניכם תזכרו מה הסכמתם ועל חשבון מה זה בא.
לפני שאתה מתחיל לרוץ, לשנות, לתקן – קח שבוע שבועיים. תיכנס לפגישות, תבין מה בתהליכים עובד טוב גם היום. אין מה למהר ולהסתער דווקא על דברים שרצים באופן מצוין.

יש סדר עדיפויות ברור?

עכשיו הוא צריך לחלחל גם לאנשים מתחתיך. אחת הנטיות של מנהלים מלאי מוטיבציה הוא הרצון לרוץ קדימה על הדברים. זה נהדר, רק בהיעדר עדכון וסנכרון יכול להיתפס אצל מי שמתחתיך כזלזול. יתרה מזאת ייתכן שחלק מהאנשים מתחתיך, טכנית, טובים ממך. לא רק שזה לא איום – זה נהדר! כל אחד נמצא בתפקיד בו הערך שהוא נותן הוא הגבוה ביותר.

ניהול הוא מקצוע לכל דבר. כמנהל – תקשיב למי שמתחתך, תשמע את דעתם, את ראייתם המקצועית גם בנוגע לתיעדוף. ההחלטה היא שלך בסופו של יום, אך כדי שהיא תהיה מושכלת, כדאי להשתמש בכל האמצעים ומקורות המידע העומדים לרשותך.

בפוסט הבא: הגדרת החזון האישי שלך כמנהל