הבוס שלי ביקש ממני לבנות תוכנית עבודה.
מאיפה מתחילים בכלל? ולמה?

"תגידי אפשר להתייעץ איתך כמה דקות?", שאל עודד ולא באמת חיכה לתשובה.
"שומעת? רונן, הבוס שלי ביקש תוכנית עבודה לשנה הקרובה;
גם לי, גם לצוות, גם בנוגע לחברה בכלל … והאמת היא שאין לי מושג איך לגשת לזה בכלל."

היה לו מושג, אם כי מעורפל…
לבנות תוכנית עבודה נשמע מין דבר בסיסי שכזה.

כל אחד יכול לכתוב באופן מעוצב יותר או פחות, מה הוא מתכוון לעשות ולאן זה יביא אותו.
פשוט יושבים וכותבים… אנחנו הרי יודעים מה אנחנו עושים ביום יום ולמה, אז רק צריך להוריד את זה לכתב,
והנה – יש תוכנית עבודה. לא?

אפשר… אך אפשר גם אחרת

השלב הראשון יהיה – לא לשאול את עצמנו מה הצעד הבא,
אלא איפה אנחנו רוצים לראות את עצמנו בעוד שנתיים? או שנה?
מה התחומים בהם נתמקד, נשתפר, נשתדרג?

בלראות את עצמנו הכוונה היא מאוד מוחשית:

אם אנחנו במקום עבודה מסוים , האם בעוד שנה אנחנו רוצים להיות באותו התפקיד?
בתפקיד אחר? מה התחומי אחריות שאנחנו רוצים שיהיו לנו בעוד שנה?

בתכנית עבודה כדאי להתייחס למרחב שלם של דברים כגון:

השלב הראשון היה מיפוי התחומים עליהם חשוב לנו לשים דגש.

בנוסף למה שנכתב מעל, אפשר כמובן להסתכל באופן רחב יותר ולשאול את עצמנו:
איפה נרצה להיות בעוד חמש שנים נניח? האם התפקיד אליו אנו שואפים בעוד שנה או שנתיים מקדמים אותנו לכיוון הזה? מה הם היעדים אליהם נרצה להגיע בעוד שנה?

גם איזון בין הבית לעבודה הוא נושא שכדאי להתייחס אליו לפחות בינינו לבין עצמנו. הרי אין איזון , לכל בחירה יש מחיר- ויש בחירה.
שנה מהיום: כמה פעמים בשבוע אנו יוצאים מוקדם מהעבודה? באיזו פעילות גופנית אנו עוסקים?  איזה לימודים התחלנו שאינם קשורים לעבודה?

אחרי שמיקדנו את התחומים, נדרשת תשומת לב לאיך אנחנו מגדירים את ה "בעוד שנה " הזה:

כדי שנשפר את הסיכויים להגיע ליעדים שלנו הם צריכים להיות מאוד מאוד ברורים.
לא תחושות, אלא דברים מוחלטים. וכדאי גם שהם יהיו גבוהים יותר ממה שאנחנו חושבים שנצליח להגיע אליו. לשאוף גבוה אומר להאמין בעצמנו. אומר לדמיין את עצמנו במקומות האלה, ככל שבעיני רוחנו נצליח להגיע אליהם גם ביום יום גדלים הסיכויים…

הצבנו יעדים של עוד שנה, הסתכלנו עליהם, בדקנו שהם הגיוניים יחדיו ומתאימים לכיוונים שהחברה בה אני נמצא הולכת אליהם. עכשיו מתחילה העבודה שתוריד את היעדים לקרקע.

קוראים לזה גזירה לאחור:

לדוגמה: אם שנה מהיום אני רוצה להיות עם 20 לקוחות חדשים – כמה לקוחות יהיו לי בעוד 9 חודשים? 6 ? 3? בעוד חודש? ברגע שברור מה היעד הקרוב – אנחנו צריכים להגדיר לעצמנו את סט הפעולות הדרש כדי להגיע אליו.
לדוגמה: אני חושבת שהשתתפות בכנס מקצועי מסוים אמורה לייצר לי 20 פגישות ו3 לקוחות חדשים.

אם מראש אני מכוונת לכך אני יכולה לבחון אחרי הכנס אם אכן השיג את מטרתו.
הגדרתי סט פעולות המכוונות ליעד של עוד חודש- אז כבר בעוד חודש תהיה לי נקודת בדיקה אם סט הפעולות הזה עובד לי או שאני צריכה לשנות, להגביר עוצמה, לבחור אפיק פעולה אחר או אולי לשנות את היעד.

כך לגבי כל יעד ויעד – ללכת אחורה בזמן ליעדים לטווח הקרוב יותר, להגדיר את הפעולות הנדרשות כדי להגיע אליו ולבחון תוך כדי נועה את ההתקדמות.

תוכנית העבודה אמורה להיות עבורנו כלי חי ונושם.
גם ככלי עזר להסביר צרכים הנגזרים מהיעדים שקבענו (כגון משאבים נוספים)
ובעיקר עבור עצמנו. לכוון גבוה, להתוות את הדרך ולהגיע.

בהצלחה.